Cómo hacer un forecast y evitar sentirte luego como Leonard Shelby

"Memento" es un thriller psicológico dirigido por Christopher Nolan (gran director y un excelente apellido). La historia sigue a Leonard Shelby, quien sufre de pérdida de memoria a corto plazo y busca vengar el asesinato de su esposa. La narrativa se desarrolla de manera no lineal, desafiando al espectador a reconstruir los eventos en orden cronológico.

¿Qué tiene que ver esto con un forecast? Sencillo. Si haces un forecast sin un proceso y estructura clara, pasado unos días te enfrentarás con preguntas que no podrás responder, porque no te acuerdas de qué hiciste. Estarás tratando de reconstruir el pasado, como si de un asesinato se tratase, para terminar descubriendo que el culpable fuiste tú mismo (Ups, spoiler).

¿Cómo solucionamos esto? Pues esta publicación viene a echar luces a esta pregunta, exponiendo una guía rápida de 4 pasos para tener a mano.

¡Veamos en detalle cada una!

Mirar el fututo

Les juro que esto no es esotérico. Con "mirar el futuro" me refiero a anticiparse a qué te van a pedir ¿Se necesita la información por días, semanas, meses? ¿Con algún nivel de detalle de clientes, unidades de negocio, o productos? Respondiendo a esto tendrás la unidad mínima de dato, donde cada fila de la base va a tener un monto identificado por una serie de campos específicos del negocio. Recuerda que es siempre más fácil luego agrupar datos que desagregarlos por algún factor.

Tu mejor referencia de lo anterior es el análisis de los valores reales, ya que probablemente tengas que hacer la comparación contra ellos.

Definición de Bases

Cuando ya sabes a qué tienes que llegar, debes comenzar a buscar esa información.

Probablemente te tocará interactuar con varias áreas distintas de la empresa, tales como el área de proyectos, el de contratos, el de venta, los dueños de los centros de costos, etcétera. Y cada una tendrá su propio formato.

Aquí mi recomendación es tratar de pasar por 2 fases de negociación secuenciales:

1. Establecer estándar común. Es decir, que toda área que te entregue información, cumpla con una forma estipulada (Si logras esto, cuéntanos tu experiencia en los comentarios, pues es lo más difícil de implementar)
2. Adaptar formato fijo. Si el paso 1 no funcionó, habla con tus contrapartes para que al menos se comprometan a enviarte un único formato siempre.

Por último, crea de inmediato "la vieja confiable": el archivo o tabla de ajustes. El objetivo de este archivo es facilitarte el trabajo de las modificaciones manuales, y deberá tener el formato final que usarás en el forecast. Todos los demás archivos serán "tus tatuajes", al estilo de Leonard: información que permanecerá intacta, pase lo que pase.

Un ETL Autodocumentado

Un ETL es un proceso con el cual uno extrae, transforma y carga información. Literalmente traducido de sus siglas en inglés: Extract-Transform-Load. Básicamente, esto es lo que uno siempre hace cuando tiene que consolidar información y hacer un reporte. No obstante, vamos a ir un paso más allá: automatizar el proceso. De aquí la importancia de siempre recibir la información con un formato estandarizado.

Por "autodocumentado" me refiero a que el proceso exprese en si mismo el paso a paso de las transformaciones aplicadas; si filtraste, si cambiaste el nombre de los campos, si creaste un campo nuevo y en base a qué lógica. Además debe ser fácil de modificar ante correcciones.

Leonard tenía fotos con comentarios, post-it y papeles por doquier con notas, hasta espejos rayados para hacer seguimiento a sus pasos cuando los olvidaba. Tú vas a tener el ETL para recordarlo.

Por otro lado, cuando llegue el probable y lamentable momento donde tendrás que agregar información "a mano", será el momento de usar el archivo de ajustes. De esta manera, también tendrás claro que estos cambios no salieron de la información oficial, sino que fue un ejercicio de tu propia área.

La automatización puede ser por medio de fórmulas Excel, pero sinceramente no recomiendo esto, porque si las bases son muy grandes y las hojas estarán llenas de formular como el SI, SUMAR.SI y BUSCARV, vas a tener que cargarte de paciencia al abrir nuevamente ese libro. Si quieres usar solo Excel, usa Power Query.

Otras opciones son usar herramientas de generación de ETL como EasyMorph o Talend, o directamente programar en Python (u otro lenguaje), en cuyo caso, te recomiendo comentar tu código para saber qué hiciste en cada paso.

Única Base de Forecast

Teniendo todo lo anterior listo, solo queda definir el excel, el CVS o la tabla en alguna base de datos que reúna toda la información de este trabajo. A esta fuente unificada, agrégale todos los campos que sean necesarios para separar las versiones, los periodos de tiempos, la información real/proyectada, las fuentes de información, entre otras cosas que se te necesites, de tal manera que puedas usar esta base para hacer todos tus análisis, convirtiéndose en la base oficial y única del ejercicio del forecast.

Conclusiones

Tal como hizo Leaonard durante la película, toma notas, haz un sistema confiable, y deja pistas en todas partes de tu trabajo. El proceso de forecast ya es complejo como para que después estés tratando de acordarte qué hiciste, con qué, y cuál dato fue el que reportaste, por lo que si sigues estas recomendaciones, te aseguro que los dolores de cabeza disminuirán, los cierres ya no serán tan tediosos, y no dudarás de ti mismo.

Lo importante de todo esto es el orden, la claridad de los pasos realizados, y la confiabilidad de las fuentes y del resultado. La automatización es un extra que puede que la primera vez te tome bastante tiempo, pero disminuirá los errores de los procesos manuales, así como también los plazos de entrega.